Présentation

L’objectif fixé à la mission était de mener une première évaluation du dispositif de maîtrise des risques accompagnant le déploiement et/ou le renforcement de l’utilisation des cartes d’achat et cartes affaires. Le MTES/MCTRCT compte environ 1100 cartes. Il n’a pas souhaité pour l’instant déployer la carte de niveau 1 bis. Au total, le montant des achats s’élève à 8,6 M€ en 2019. La mission a constaté qu’il s’agit d’un dispositif désormais bien installé dans les pratiques des services (surtout dans les services déconcentrés) et qui est fortement apprécié des utilisateurs.
Il permet plus facilement à de petits fournisseurs d’avoir accès aux commandes de l’État et favorise ainsi l’économie locale. Cependant, les auditeurs ont noté des cas de mauvaises utilisations des cartes pour répondre à des besoins non couverts par la réglementation et qui requièrent encore accompagnement, explications et rappels de la norme. Si le dispositif de commande par carte d’achat est souple et rapide, il est considéré comme particulièrement lourd dans son traitement administratif et comptable. Les auditeurs soulignent son efficience limitée, en raison de contrôles systématiques et exhaustifs d’une part, et de la lourdeur du traitement comptable s’agissant des cartes de niveau 1 pour les menues dépenses et les achats hors marchés.
D’un point de vue plus stratégique, les auditeurs notent que le MTES n’atteint pas l’objectif affiché d’une généralisation des achats par carte. Aucun plan de déploiement n’a encore été mis en œuvre à l’échelle ministérielle comme à l’échelle locale. Enfin cet objectif semble largement méconnu dans des services audités pour lesquels la carte d’achat ne reste souvent qu’un moyen commode de régler de petits achats urgents ou non programmables à l’avance. Le ministère doit donc réfléchir à l’évolution qu’il souhaite donner à sa politique d’achat. Les auditeurs sont persuadés de la nécessité du déploiement du dispositif de carte d’achat dans le cadre de la simplification administrative. Le ministère est donc invité à investir pleinement ce dispositif, à l’instar d’autres ministères, afin de ne pas manquer le tournant qu’il annonce dans la fonction achat. En particulier, les auditeurs incitent à une expérimentation à grande échelle de la carte de niveau 1 bis dans des services ayant déjà l’utilisation de la carte de niveau 1. Cela suppose néanmoins que certaines conditions soient réunies, telles que la simplification des contrôles comptables, la capacité d’accompagnement par l’administration centrale dans la fonction achat ou encore la mise à disposition des fournisseurs d’interface pour les marchés et la carte de niveau 3.

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Sommaire

Résumé
Introduction


1. La carte d’achat, un outil apprécié mais dont l’utilisation est à recadrer et généraliser

1.1. Un processus de commande utile et apprécié
1.1.1. Un dispositif apprécié et encadré pour les petits achats urgents : la carte de niveau 1
1.1.2. Un dispositif peu déployé pour les achats sur marchés : la carte de niveau 3
1.1.3. Des relations avec la banque émettrice rares et diversement perçues

1.2. Une utilisation des cartes à recadrer et à développer
1.2.1. Les achats hors périmètre de la carte d’achat
1.2.2. La notion de référencement des fournisseurs reçoit un accueil très réservé des utilisateurs
1.2.3. Un dispositif qui reste à généraliser


2. Un pilotage ministériel fortement focalisé sur le traitement des anomalies de paiement

2.1. Un dispositif de traitement des anomalies de paiement indispensable mais contraignant
2.2. Un suivi de l’utilisation de la carte d’achats à relancer activement
2.3. Un contrôle de conformité de la nature de dépenses controversé
2.4. Un dispositif de contrôle interne à conforter pour sécuriser et fluidifier l’ensemble de la chaîne
2.5. Une stratégie d’achats à introduire
2.6. Un cadre de déploiement et des relations à redéfinir


3. Un processus comptable lourd et source d’erreurs


3.1. Les difficultés à récupérer les pièces justificatives peuvent être un frein au déploiement des cartes et un risque de reconstitution de la dette

3.2. La lourdeur du processus comptable des cartes de niveau 1
3.2.1. L’enrichissement du ROA est chronophage
3.2.2. Les exigences des comptables

3.3. Des solutions au problème comptable
3.3.1. Recours à l’utilisation de la carte de niveau 1 bis et de la carte de niveau 3
3.3.2. Un dispositif de contrôle interne à développer


4. Cas particulier des établissements publics sous tutelle du MTES ou MCTRCT


Conclusion

Annexes
1. Récapitulatif des constats, causes, conséquences recommandations et actions envisagées
1.1. Constat n°1
1.2. Constat n°2
1.3. Constat n°3
1.4. Constat n°4
1.5. Constat n°5
1.6. Constat n°6
1.7. Constat n°7
1.8. Constat n°8
1.9. Constat n°9
1.10. Constat n°10

2. Matrice des risques
3. Lettre de mission et note de commande
3.1. Lettre de mission
3.2. Note de commande

4. Tableau des observations sur le rapport provisoire
5. Liste des personnes rencontrées ou interrogées
6. Échantillon d’audit
6.1. Services d’administration centrale
6.2. Services déconcentrés
6.3. Établissements publics ayant répondus au questionnaire

7. Exemple de circuit de paiement par carte d’achats de niveau 1
8. Glossaire des sigles et acronymes

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Fiche technique

Type de document : Rapport d'étude

Pagination : 76 pages

Édité par : Conseil général de l'environnement et du développement durable

Collection :

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